Contraloría revela deficiencias con la modalidad de compra excepcional en la Administración de Servicios Generales

La Oficina del Contralor de Puerto Rico emitió una opinión cualificada de las operaciones fiscales de la Administración de Servicios Generales. Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto son significativos, pero no generalizados.

El Informe revela que la Administración de Servicios Generales (ASG) realizó compras mediante la modalidad de compra excepcional, sin los documentos requeridos conforme al Reglamento 9230. Estas compras se realizan en situaciones de emergencia, cuando la vigencia de los fondos esta próximo a vencer, o cuando exista una sola fuente de abastecimiento, entre otros.

Por ejemplo, una entidad solicitó el servicio de impresión de guías para maestros y estudiantes de escuela, el 27 de octubre de 2021 mediante el trámite de subasta informal. Sin embargo, 86 días después, el 21 de enero de 2022, una ayudante especial de la Junta de Subastas de la ASG, instruyó que se adquiriera el servicio mediante compra excepcional debido a que los fondos federales vencían el 31 de enero de 2022. Esta compra excepcional, no fue evaluada por el administrador auxiliar de adquisiciones ni autorizada por el oficial de licitación.

Esta situación vulnera los controles internos establecidos y puede ocasionar que se beneficie un proveedor en específico sobre los demás.

La auditoría de un hallazgo señala también que la ASG solicitó un servicio de decomiso de materiales de construcción ubicados en el almacén de la anterior Oficina de Servicios de Aguadilla el 10 de agosto de 2021. Transcurridos 315 días de la solicitud, el administrador auxiliar instruyó que se adquiriera el servicio de decomiso pero en modalidad de compra excepcional, ya que la disponibilidad de fondos vencía el 30 de junio de 2022. Los auditores no encontraron evidencia de que se haya realizado gestiones para adquirir el servicio antes de esa fecha.

Además, la renovación del servicio de empleos temporeros de la ASG por $228,780, no se formalizó mediante un contrato de servicios profesionales sino mediante orden de compra excepcional el 30 de junio de 2022. El día anterior, el gerente de Recursos Humanos informó sobre la necesidad inmediata de recursos humanos y que solicitaba una orden de compra excepcional. La ASG tenía conocimiento de que el contrato de empleados temporeros que se firmó el 17 de noviembre de 2021, tenía vigencia hasta el 30 de junio de 2022.

Al respecto, no se protegieron los intereses de la ASG en caso de incumplimiento por parte del proveedor, al no existir un contrato entre las partes.

El Informe publica también que la compra de uniformes para 177 empleados de la ASG por $73,057, se realizó mediante compra excepcional, sin justificación.

Estas situaciones se atribuyen a que los compradores se apartaron de las disposiciones de ley y reglamento relacionadas con los procesos de adquisición y los funcionarios a cargo que no supervisaron de forma adecuada estas operaciones.

El presupuesto de la ASG fue de $108.4 millones desde el 2020 hasta el 2023. Para el mismo periodo, realizó desembolsos por $73.2 millones.

Este segundo y último informe, cubre el periodo del 1 de enero de 2019 al 31 de diciembre de 2023