Contralora revela múltiples deficiencias con las cuentas por cobrar y la administración de documentos en el Municipio de Sabana Grande

La Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR) emitió una opinión cualificada de las operaciones fiscales del Municipio de Sabana Grande. Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto son significativos, pero no generalizados.

El Informe revela que el Municipio de Sabana Grande tiene 645 cuentas por cobrar de patentes y arbitrios atrasadas por $705,105, de las cuales el 15% tenía más de cinco años vencidas. Por el tiempo transcurrido, estas cuentas podrían convertirse en incobrables.

La auditoría de seis hallazgos señala múltiples deficiencias como el hecho de otorgar una patente a un contribuyente que debía $37,534 desde el 2013. Este deudor abonó pagos para los años naturales de 2017 al 2022, sin embargo, no se aplicaron los pagos a las deudas con mayor antigüedad.

Del examen de las cuentas por cobrar en la Policlínica Bernice Guerra, se validó que no incluyeron $211,585 en cuentas por cobrar por servicios de ambulancia en el software de contabilidad de municipios – SIMA. Además, tampoco registraron $27,403 en cuentas por cobrar a empleados y exempleados, y no facturaron a los planes médicos servicios por $30,645.

Al respecto, el director de Finanzas no supervisó adecuadamente las operaciones y no veló por los mejores intereses del Municipio. Además, al no renovar la licencia del registro de la data clínica y facturación, ClinNet, no se pudo continuar con los trabajos de facturación a los planes médicos.

El Municipio no mantiene una administración y control adecuado de los documentos públicos. Por ejemplo, no prepararon el Inventario ni el Plan de Retención de Documentos del 2020 al 2022, ni las listas de disposición de documentos.

Además, los archivos en la Casa Alcaldía carecían de control de alarma contra incendios, la inspección de los extintores era de 2014 y presentaban manchas de humedad en las cajas y en el techo. En las otras tres áreas de archivo se hallaron expedientes sin identificar, grietas en los techos y acondicionadores de aire que no funcionaban.

Los auditores identificaron dos cuentas especiales, cuyas conciliaciones bancarias, se conciliaron hasta tres años más tarde. La reglamentación vigente dispone que las cuentas bancarias se deben preparar mensualmente. Al 22 de junio de 2023, el Municipio mantenía 52 cuentas bancarias en una institución financiera.

El Informe devela que el 40% de las actas de las Junta de Subastas no estaban impresas, y el 60% de las actas no estaban firmadas por el presidente de la Junta y/o por el secretario de la Junta. De las 183 reuniones evaluadas, 27 corresponden al exalcalde y 82 a la administración del alcalde actual.

El Municipio de Sabana Grande envió a la OCPR, el 65% de la información del Registro de Puestos hasta 14 meses posteriores a la fecha que dispone la reglamentación. Este Informe Mensual de Nóminas y Puestos le permite al público conocer los gastos de nómina y puestos ocupados y vacantes del Municipio.

La auditoría indica que el Municipio carece de procedimientos sobre las compras, arrendamientos de equipo o servicios prestados en caso de emergencias provocadas por desastres. El Municipio tampoco había actualizado el Reglamento de Compras que data del 2005.

El Informe comenta que Sabana Grande tuvo un déficit acumulado de hasta el 29% de su fondo operacional en el año fiscal de 2023. El Alcalde y la Legislatura no deben gastar cantidad alguna que exceda las asignaciones y los fondos autorizados por ordenanza o resolución. El Municipio está obligado a incluir en el presupuesto del año siguiente los recursos necesarios y suficientes para responder por el crédito del año fiscal anterior.

Además, los presupuestos operacionales del Municipio del 2020 al 2023 reflejaron que un 41% en promedio de los ingresos, provienen de asignaciones estatales. Esta situación afecta la autonomía fiscal y ocasiona la dependencia del Estado para asegurar las operaciones.

El presupuesto del Fondo General del Municipio fue de $8,758,336, $9,021,864, $8,977,349 y $8,462,879, para los años fiscales del 2020 al 2023, respectivamente.

El Municipio tenía preparados sus estados financieros, que reflejaron déficits acumulados por $4,978,678, $4,613,958, $3,845,413 y $2,430,874, para los años fiscales del 2020 al 2023, respectivamente.

La auditoría le recomienda al director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, que se asegure que el Municipio de Sabana Grande cumpla con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

Este informe cubre el periodo del 1 de enero de 2020 al 30 de junio de 2023.

El Informe de Auditoría OC-25-19 se puede conseguir en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.