Contraloría revela deficiencias de control por la falta de fiscalización a compañía de facturación y cobros en ASEM

La Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR) emitió una opinión cualificada de las operaciones fiscales de la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico (ASEM).  Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto son significativos, pero no generalizados.

El Informe revela que la ASEM no cobró una penalidad de $1,438,076 a la compañía contratada el 15 de marzo de 2021 para el manejo del ciclo de ingreso médico.  Los servicios contratados incluían preadmisión, facturación, cobro, negociación de tarifas con planes médicos, y otros.

El director de la Oficina de Recursos Fiscales y Presupuesto de la ASEM notificó a la compañía el 6 de mayo de 2022 que no había alcanzado la meta de cobro calculada por $36,622,339.  La compañía cobró $22,241,582, del cual resulta una diferencia de $14,380,757 de déficit en el cobro. Según dispone el contrato, la ASEM debía aplicar la penalidad del 10%, sin embargo, al 18 de enero de 2023, no había cobrado la penalidad aproximada de $1,438,076 a la compañía, cuyo contrato venció el 14 de marzo de 2023.

La auditoría, de seis hallazgos, señala que la ASEM no le requirió al contratista que presentara informes detallados sobre el resultado de las actividades realizadas en las áreas de ingresos, reenvío de facturas, precertificaciones o plan de trabajo, entre otros.  En su lugar, la compañía remitió informes consolidados que, del examen realizado, ninguno estaba certificado por el presidente.

La ASEM tampoco se aseguró que la compañía cumpliera con la contratación de 167 empleados según establece el contrato.  Al respecto, el director de Recursos Fiscales le notificó a la compañía su incumplimiento mediante carta, pero no se tomaron medidas adicionales.  Además, la compañía no mantuvo las pólizas requeridas vigentes, sino que se formalizaron hasta tres meses después de la firma del contrato.  Por esta situación, la ASEM no contó con las garantías que ofrecen las pólizas en caso de incumplimiento.

El 17 de octubre de 2022, la ASEM contrató una firma de auditores por $9,000 para determinar la penalidad, o ajuste de métrica y el incumplimiento de la compañía.  Este contrato se enmendó hasta $17,000 para que validaran el cumplimiento de la compañía con la plantilla laboral y la distribución del personal por área.

Los auditores de la OCPR detectaron múltiples faltas de control con las recaudaciones y la facturación.  Del examen de una muestra de 15 facturas, las aseguradoras se negaron a pagar cuatro por recibirlas luego del término establecido, una no fue procesada porque la compañía no registró el paciente y tras más de 20 meses una factura de $11,325 no había sido pagada.

El Informe indica que en los primeros 17 meses de vigencia del contrato, el personal de la compañía contratada no tenía manuales y procedimientos aprobados por la Junta de Entidades Participantes del Centro Médico.  El director de Recursos Fiscales tampoco contaba con los procedimientos para supervisar las operaciones de la compañía. Esta situación propicia que se cometan irregularidades relacionadas con la facturación y cobro de servicios.

La auditoría develó atrasos de ASEM, de hasta 14 meses en registrar 121 contratos y 139 enmiendas por $8,133,618 en la OCPR.  Estos atrasos no permitieron que estos documentos públicos estuvieran accesibles a la ciudadanía en el tiempo requerido. Una situación similar se había comentado en el Informe de Auditoría DA-16-01 del 2015.

También, remitieron tarde a la OCPR el Informe Mensual de Nóminas y Puestos, la Certificación Anual en cumplimiento con la ley de reforma fiscal, y la Certificación de Cumplimiento con la Ley 273-2003.  Esta situación se atribuye a que la Oficina de Auditoría Interna, responsable de esta función, fue transferida en el 2021 a la Oficina del Inspector General sin que mediara un proceso de transición efectivo.

Del 1 de julio de 2017 al 30 de noviembre de 2022, la ASEM recibió ingresos propios por $593,928,601, asignaciones de fondos por $476,609,776, y otros ingresos por $133,912,810 para un total de $1,204,451,187. En dicho periodo incurrió en gastos por $1,069,687,839, con un sobrante de $134,763,348. Los estados financieros, de los años fiscales de 2018 al 2021, reflejaron déficits acumulados de $993,017,271, $855,812,371, $765,012,951, y $742,021,991 respectivamente.

La auditoría le recomienda al secretario de Salud y presidente de la Junta de Entidades Participantes del Centro Médico, que se asegure que el director ejecutivo cumpla con las recomendaciones del Informe de la OCPR.

Este primer informe de ASEM, cubre el periodo del 1 de enero de 2018 al 31 de diciembre de 2022.

El Informe de Auditoría OC-25-06 se puede conseguir en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.