La Contraloría de Puerto Rico emitió una opinión cualificada de las operaciones fiscales del Municipio de Hatillo. Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto son significativos, pero no generalizados.

El Informe revela que tres subastas informales adjudicadas entre el 2018 al 2020, para obtener el servicio de reparación y mantenimiento de los vehículos y equipo pesado municipal, carecían de información importante requerida en las leyes y reglamentación aplicable. Por ejemplo, la subasta no incluyó presentar la licencia de mecánico automotriz por especialidad, el proceso para la adquisición de piezas, ni el peso bruto de la flota vehicular para separar los vehículos livianos de los pesados. Esta carencia de especificaciones en las subastas causaron que el Municipio no mantuviera un control adecuado de los servicios, el pago en exceso, y dificultó a los auditores verificar la corrección de las reparaciones.

Además, el Municipio formalizó dos contratos de reparación de vehículos el 4 de septiembre de 2020 con una empresa cuyo presidente y sus dos empleados, no tenían sus licencias profesionales al día. Por estos servicios, el Municipio desembolsó $204,282. Esta situación se remitió al secretario de Justicia el 26 de enero de 2022, y a la directora de Juntas Examinadoras del Departamento de Estado el 18 de octubre de 2021, para que tomen la acción correspondiente.

Al respecto, el Informe también comenta que el Municipio no se aseguró que el proveedor contratado para los servicios de reparación de los vehículos y equipo pesado fuera una corporación profesional como dispone la ley y reglamentación aplicable. El proveedor contratado estaba constituido como corporación regular. Además, el proveedor subcontrató servicios sin mediar autorización del alcalde. Esta situación también se remitió al secretario de Justicia y a la directora de las Juntas Examinadoras del Departamento de Estado en el 2001 y 2022 respectivamente.

La auditoría de diez hallazgos enumera múltiples deficiencias en los servicios de reparación y mantenimiento de la flota vehicular como: la falta de información escrita sobre los fallos mecánicos, falta de información sobre los costos de las reparaciones y facturas del proveedor sin identificar al mecánico, entre otras. Además, el Municipio no le requería al proveedor la factura de piezas adquiridas, ni las piezas sustituidas y no mantenía expedientes completos de los vehículos. Al 30 de junio de 2020, el Municipio contaba con 157 unidades de vehículos, equipos pesados y motoras.

El Municipio de Hatillo concedió $12,500 a una entidad sin fines de lucro que administraba el equipo de beisbol aficionado de Hatillo y $17,500 a otra entidad similar con propósitos deportivos. Estos donativos se otorgaron de forma ilegal e indebida ya que las entidades no habían cumplido con la entrega de informes anuales al Departamento de Estado. Al evaluar los donativos, el exdirector de Finanzas y la Legislatura Municipal, faltaron a su deber ministerial de solicitar el Good Standing a las entidades.

El informe señala que Hatillo no tenía centralizada las funciones de compra, sino que las cotizaciones eran solicitadas por funcionarios de otras dependencias y no por la Oficina de Compras. Además, los auditores hallaron dos compras de 50 sillas con un logo y equipo relacionado, que sumaban $17,005 sin las cotizaciones de por lo menos tres proveedores representativos del mercado.

La gerente general del hotel municipal Punta Maracayo Resort, no protegió los intereses del Municipio ya que emitió órdenes de compra por $5,874, a favor de un proveedor de servicios de aire acondicionado sin tener licencia de técnico de refrigeración. Una situación similar se había comentado en el Informe de Auditoría M-21-22 de 2020. Este hallazgo se remitió al secretario de Justicia, y a los presidentes de la Junta Examinadora y del Colegio de Técnicos de Refrigeración y Aire Acondicionado el 26 de enero de 2022 para la acción correspondiente.

Contrario al reglamento del Hotel aprobado en el 2006, se establecieron en los cinco locales de arrendamiento, cánones de renta menores a los establecidos, cánones inexistentes en el reglamento y no se cobraron las fianzas relacionadas a dos contratos. El exdirector de Finanzas no se aseguró, el tener un control efectivo de las recaudaciones por concepto de los cánones y fianzas de los locales.

El Informe destaca que la Unidad de Auditoría Interna del Municipio, no efectuó auditorías periódicas en las áreas de materialidad y riesgo tales como las compras, cuentas por pagar y desembolsos. Esta situación privó a la gerencia de información necesaria sobre el funcionamiento del Municipio.

El Municipio tampoco realizó gestiones efectivas para recaudar $298,922 por las 372 cuentas por cobrar por concepto de patentes municipales, venta de lotes en el cementerio o arrendamiento de locales. El examen de los expedientes reveló que en el 90% no había evidencia de gestiones de cobro. A tales efectos, el Municipio no pudo contar con esos fondos para atender sus obligaciones.

La auditoría publica que no se realizaron inventarios físicos anuales de la propiedad mueble para los años fiscales de 2019 y 2020. Esto tiene el efecto de que la propiedad se use indebidamente o se pierda sin que se pueda detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

El Municipio de Hatillo carece de reglamentación y procedimientos para reglamentar los donativos relacionados a materiales de construcción de reparación de viviendas, uso y control de sellos de peaje, y autorización de cheques manuales. Además, no había actualizado, entre otros, el reglamento de 2003 sobre la administración del personal, el reglamento de 2012 de la Junta de Subastas y el reglamento de 2006 del Hotel.

Contrario al Reglamento 53, Registro de Puestos e Información Relacionada, el Municipio de Hatillo envió a la Contraloría de Puerto Rico, la información de los registros de puestos del 2017 al 2019, hasta nueve meses más tarde de los 30 días reglamentarios después de finalizado el mes. De esta manera, se privó al Gobierno y a los ciudadanos de información actualizada sobre los gastos de nómina y los puestos ocupados y vacantes.

Al 30 de junio de 2020 estaban pendientes de resolución por los tribunales, siete demandas civiles contra el Municipio por $1,096,572. Este primer informe de Hatillo cubre el periodo del 1 de julio de 2017 al 31 de diciembre de 2020

e octubre de 2022 aprobamos el Informe de Auditoría M-23-03. Este contiene los resultados de la auditoría que realizamos del Municipio de Hatillo, para determinar si las operaciones fiscales se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Vea el informe de Auditoría M-23-03.

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