La Contraloría de Puerto Rico emitió una opinión cualificada de las operaciones de la Oficina de Sistemas de Información (OSI) y de los sistemas de información de la Corporación de la Escuela de Artes Plásticas y Diseño de Puerto Rico. Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto son significativos, pero no generalizados.

El Informe revela que la Corporación invirtió $53,900 para migrar los datos de los estudiantes del sistema DiamondD al sistema Collegium sin obtener los beneficios esperados. El proceso de contratación y corrección de datos, comenzó en el 2013, pero a junio de 2018, sólo se había utilizado el módulo para el manejo de cursos y matrículas de educación continua.

La Corporación de hecho, decidió no continuar con la migración de los módulos restantes al sistema Collegium y actualizar el sistema DiamondD. Esta situación se debió a la limitación de presupuesto para renovar los contratos con la compañía, a la suspensión de los fondos federales por la huelga de estudiantes del 2017 y a la emergencia del huracán María.

La auditoría de cuatro hallazgos señala que para el 2019, la Corporación no contaba con un informe de análisis de riesgos de los sistemas de información computadorizados. Este análisis se debe realizar al menos cada dos años y la Corporación cuenta con el personal capacitado para realizar el mismo.

Contrario a la reglamentación vigente, la Corporación no suministró documentos fiscales para examen de los auditores de la Contraloría como: los expedientes de pago de dos contratos, carta de adjudicación de subasta, facturas y copias de cheques, entre otros. Estas situaciones impiden mantener un control adecuado de los procesos de desembolso y compras.

La auditoría devela que el exdirector de la Oficina de Finanzas y Contabilidad no cumplió con su responsabilidad de registrar los cheques en el sistema Abila MIP. Del examen realizado al 12 de agosto de 2019, el registro no incluía 40 cheques de una de las cuentas bancarias y 21 cheques de otra cuenta. Además, cinco cheques manuales no habían sido registrados y otros dos carecían de información. Esta situación afecta la confiabilidad de los datos y los informes del sistema de registro de cheques.
El Informe recomienda a la Junta de Directores, observar que la rectora cumpla con las recomendaciones de este Informe.

La auditoría de la Corporación, cubre el periodo del 24 de enero al 6 de septiembre de 2019.

Vea el Informe de Auditoría TI-21-10.

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