Contralora revela que la ADFAN realizó pagos indebidos por $1.3 millones a hogares sustitutos por adultos fallecidos

La Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR) emitió una opinión cualificada de las operaciones de los sistemas de información computadorizados de la Administración de Familias y Niños (ADFAN) del Departamento de la Familia. Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto son significativos, pero no generalizados.

El Informe revela que la ADFAN pagó $1,261,529 de forma indebida a 231 hogares sustitutos, por 381 adultos fallecidos entre el 23 de abril de 2018 al 26 de febrero de 2022. El 63% de estos pagos se realizaron al 13% de los hogares sustitutos, y el 37% de los pagos al 87% de los hogares sustitutos.

Esta situación podría configurar los delitos contemplados en el Código Penal de apropiación ilegal agravada, fraude, falsedad ideológica, negligencia en el cumplimiento del deber y malversación de fondos públicos. Se recomienda al secretario de Justicia, al director ejecutivo de la Oficina de Ética Gubernamental, al inspector general de la Administración del Seguro Social Federal y a la secretaria de la Familia, que evalúen estas situaciones y tomen las medidas correspondientes.

La auditoría de dos hallazgos señala que uno de los 381 fallecidos, se registró como participante en otro hogar luego de su muerte. La ADFAN no detuvo la subvención y realizó 27 pagos por $18,435 a los dos hogares.

Los auditores detectaron múltiples errores en la información registrada de 33 fallecidos en el Sistema Mecanizado de Pagos a Hogares y Acreedores (SiMPHA). Por ejemplo, la documentación de autorización de pago de 18 participantes fallecidos no tenía la nota de que se descontinuara el servicio; en las notas de progreso de nueve participantes fallecidos no tenían evidencia de haber sido visitados; y la última gestión registrada por los trabajadores sociales con 18 de los participantes fallecidos había sucedido entre 19 y 523 días antes del deceso.

Las causas más comunes de estas situaciones se atribuyen a que los operadores de hogares no notificaron y en ocasiones ocultaron información a la ADFAN sobre el fallecimiento de los participantes. Además, la ausencia de visitas se debió a la pandemia del COVID y a los huracanes Irma y María, la supervisora de la División de Finanzas no contaba con acceso directo al sistema, y la ADFAN no cuenta con los recursos humanos suficientes.

Por otro lado, la auditoría detectó que la ADFAN no tenía normas y procedimientos escritos y aprobados para controlar el acceso a los usuarios del Sistema Integrado de Manejo de Casos (SIMCa). El examen realizado reveló que no se habían inactivado 40 cuentas de 16 usuarios que no trabajaban para la compañía contratada para el manejo de casos, y no habían inactivado ocho cuentas de cinco usuarios que por años no se habían utilizado.

Esta situación le impide a la ADFAN mantener un control efectivo y eficaz sobre las cuentas de acceso y los privilegios asignados. Además, propicia el acceso no autorizado y que se cometan errores o irregularidades.

El Informe le recomienda a la administradora de ADFAN, que establezca un acuerdo con el Departamento de Salud y el Registro Demográfico para tener acceso al Registro de Defunciones. Además, debe realizar gestiones de cobro a los proveedores de servicios y realizar gestiones con la compañía externa, responsable del SiMPHA para que corrija y determine la razón por la cual el sistema continuó emitiendo pagos a seis proveedores con fecha de descontinuación de servicios.

El presupuesto aprobado de la ADFAN, para los años fiscales del 2020-21 al 2023-2024, ascendió́ a $242,337,000; $238,470,000, $240,640,000 y $274,878,000, respectivamente.

Este informe, cubre el periodo del 1 de julio de 2018 al 31 de marzo de 2023, y está disponible en www.ocpr.gov.pr.

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El Informe de Auditoría OC-25-36 se puede conseguir en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.